Author Archives: admin

Kustomisasi Nomor Halaman

Pernahkah anda mengelola laporan menggunakan Excel sampai lebih dari satu halaman ? bagaimana anda menyisipkan nomor halaman pada tiap halaman yang akan dicetak ? secara sederhana dapat penulis gambarkan seperti berikut :

KLik Menu File — Page Setup Pilih Tab Header/Footer, pilih custom header atau custom footer.

Untuk menyisipkan nomor halaman klik tombol yang bertanda # pada salah satu lokasi yang anda inginkan (lihat gambar dibawah), maka otomatis akan disisipkan nomor halaman pada setiap halaman.

Nah, anda sudah berhasil membuat  nomor halaman secara otomatis, namun penomoran diatas otomatis dimulai dengan angka satu,

Permasalahan baru, bagaimana jika kita menginginkan halaman dimulai tidak dengan angka satu tapi sesuai dengan kebutuhan kita.

Untuk melakukannya sama dengan langkah diatas, namun sebelum menyisipkan header atau footer pada kotak dialog page setup

Pada gambar diatas  perhatian First Page Number, anda isi dengan nomor awal halaman yang akan anda buat, misal anda menginginkan nomor halaman dimulai dengan 15 maka anda isi dengan 15 kemudian pada  anda ulangi langkah di gambar 1 sampai dengan gambar 3. Untuk melihat hasilnya coba anda print preview, dan anda akan mendapatkan halaman dokumen anda akan dimulai dengan angka yang anda di tentukan.

Tipe Data

Berbeda dengan aplikasi word procesor semisal Microsoft Word atau OpenOffice dan sejenisnya, di aplikasi spreedsheet seperti excel maka sebelum anda melangkah jauh bekerja anda sebelumnya harus memahami tipe-tipe data didalam spreedsheet hal ini agar pada saat anda bekerja dengan fungsi dan formula tidak terjadi kesalahan karena aplikasi excel pada dasarnya adalah untuk pemecehan masalah yang simple, sebagai contoh proses kalkukasi data kalkulasi tanggal operasi character (string).

Pada umumnya di aplikasi spreedsheet salah satunya excel tipe data digolongkan menjadi empat jenis (lihat tabel )

Dari gambar disamping, perhatikan untuk tipe numerik isinya adalah angka dan cirinya data disimpan rata kanan di dalam cell dan dapat dilakukan proses kalkukasi misal penambahan pengurangan dan sebagainya.

Sedangkan tipe character adalah tipe data dimana data tersebut tidak dapat dikalkulasikan secara matematis. Proses operasi yang mungkin dilakukan terhadap data character adalah operasi string semisal Left, Right, Mid, Concatenate, dll.

Berikutnya adalah tipe date yaitu tipe data berupa tanggal tipe ini bisa dikalkulasikan secara matematis, misalnya tanggal sekarang ditambah 30 hari jadi tanggal berapa atau tanggal lahir dikurangi tanggal sekarang untuk mencari usia seseorang, dan sebagainya.

Begitu pula dengan tipe time yaitu tipe data yang digunakan untuk kalkulasi waktu.

Nah dengan mengetahui tipe data maka diharapkan tidak akan menemui kesalahan pada saat membuat rumus  atau menginput data, dan jika menemukan kesalahan karena tipe data anda bisa menganalisis nya berbekal konsep dasar tentang tipe data ini.

Elemen Layar Ms Excel

Sebelem melangkah lebih jauh dalam memecahkan masalah-masalah data dengan MS Excel, terlebih dahulu untuk pemula di excel harus mengetahui kompnen layar MS Excel agar nanti pada saat yang akan datang lebih mudah untuk memahami istilah-istilah kompen lembar kerja excel.

Dibawah ini adalah gambar lembar kerja MS Excel 2003, anda perhatikan gambar tersebut.

Dari gambar diatas terdapat beberapa komponen umum, diantaranya :

Menu Bar, merupakan baris menu yang berisi menu-menu dasar berbasis text untuk mengelola lembar kerja excel.

Tool bar, merupakan tombol singkat (Shortcut) dari sebagian menu bar yang sering diakses, toolbar bisa ditambah dan dikurangi sesuai dengan kebutuhan anda.

Name box, memiliki dua fungsi diantaranya adalah sebagai penujuk cell aktif (fungsi standar) dan fungsi yang kedua sebagai penanda kumpulan cell yang telah diberi nama yang juga merupakan jalan pintas ke menu Insert –> Name –> Define

Formula bar, merupakan tempat mengetikan isi cell dan sebagai area untuk menulis rumus yang akan digunakan untuk mengisi cell tertentu.

Spliter, terdiri dari dua yaitu horizontal spliter yang berfungsi untuk membagi layar kerja menjadi dua secara horizontal, anda cukup melakukan drag pada horizontal  spliter dan geser ke atas atau ke bawah sesuai dengan kebutuhan anda, hal ini berguna jika anda memiliki data yang ditampilkan melebihi layar dan pada saat menggulung layar anda menginginkan nama kolom tidak tergulung ke bawah. Dan satu lagi adalah vertikal spliter yang berguna untuk membagi dua layar kerja secara horizontal, untuk jelasnya kedepan akan dibahas tentang penggunaan spliter ini.

Srollbar, atau baris penggulung layar terdiri dari dua yaitu horizontal scrollbar untuk menggulung layar ke arah samping baik kiri maupun kanan, dan vertikal scrollbaryang berfungsi untuk menggulung layar ke arah atas dan bawah.

Worksheet, atau lembar kerja adalah kumpulan cell tempat menyimpan data atau tempat anda berkerja, anda bisa menambah dan mengurangi serta mengelola worksheet dengan meng-klik kanan pada sheet yang bersangkutan, kumpulan-kumpulan worksheet ini akan membentuk workbook atau lebih kita kenal file excel.

Itulah istilah dasar minimum agar anda bisa bekerja optimal dengan excel, penggunaan masing-masing elemen akan dibahas baik secara terpisah atau menyatu dengan contoh kasus.

Row, Column, and Cell

Elemen yang begitu jelas membedakan lembar kerja antara word processor dengan spreedsheet adalah tersusunnya lembar kerja atau worksheet yang terdiri dari kumpulan baris (row) dan kolom (coloumn) dan Sel (cell).

baris merupakan  array yang terbentuk secara horizontal, dimana di dalam worksheet excel versi 2003 terdiri dari 65536 baris, hal ini berarti satu worksheet excel hanya mampu menampung 65536 baris data, jadi jika anda memiliki data transaksi, data mahasiswa, data siswa dan sebagainya hanya mampu sampai 65536  data jadi jika anda memiliki data lebih dari 65536 baris, data sisanya tidak dapat disimpan, disinilah kelemahan excel tidak bisa digunakan untuk menampung baris data lebih dari 65536 data (MS excel 2003).  Untuk menuju baris terakhir anda cukup menekan tombol ctrl dan tanda panah ke bawah.

Sedangkan kolom (column) adalah array yang berbentuk vertikal dari atas ke bawah, di dalam MS excel 2003 jumlah kolom terdiri dari 256 kolom yaitu dari kolom A sampai kolom IV, jadi excel hanya mampu menampung kolom sejumlah 256 kolom jadi jika anda membuat tabel data maka kolom yang akan anda buat hanya sampai  256 kolom, jika lebih dari itu excel tidak dapat melakukannya, dan ini juga merupakan kelemahan excel dimana excel tidak cocok untuk menyimpan data dalam jumlah besar. Untuk melihat kolom terakhir cukup menekan tombol ctrl dan tanda panah ke kanan, maka anda akan dibawa ke kolom terakhir.

Dan Cell merupakan perpotongan antara baris dan kolom yang didalamnya bisa diisi dengan berbagai tipe data, kotak yang mengelilingi cell atau penunjuk cell aktif disebut pointer, sedangkan di word prosesor disebut kursor.

Alamat cel yang aktif ditunjukan di layar atas kanan worksheet (lihat gambar)

Dari gambar diatas berarti posisi pointeer berada di cell B4 artinya di kolom Bbaris 4.

Excel Susah ? Siapa Bilang !!

Susah…bingung.. begitu kata-kata yang terucap dari anak-anak didik ku yang sedang belajar excel.., memang tidak dipungkiri kalau excel dianggap susah oleh sebagian orang terutama saat menghadapi fungsi-fungsi bawaan exel baik fungsi logika, text, tanggal, matematika, statistik, dan fungsi lainnya.

Memang jika hanya digunakan mengolah baris dan kolom serta membuat tabel dan memodifikasinya sehingga tabel menjadi lebih indah semua orang juga pasti bisa, karena tinggal klak klik saja tanpa perlu berfikir, tapi lain ceritanya jika memecahkan sebuag kasus menggunakan excel… ini yang dianggap sulit dan susah oleh sebagian orang, padahal disinilah kekuatan excel sebagai spreedsheet yang mempu menjadi problem solving untuk masalah-masalah yang relatif sederhana.