Category Archives: Konsep Dasar

grafik_batang_1_zps5660e697

Memilih Tipe Grafik Yang Tepat

Dalam hal apapun gambar bisa memperjelas informasi yang disampaikan daripada tulisan text biasa, begitu pula dalam penyampaian data dan informasi angka membaca data dalam format grafik akan lebih mudah daripada dalam bentuk tabel atau deskripsi biasa. Didalam excel secara garis besar terdapat tiga jenis grafik diantarnya :

  1. Grafik batang
  2. Grafik garis dan
  3. Grafik Lingkaran

 

Pemilihan jenis grafik yang tepat akan lebih tepat pula dalam penyampaian data informasi, berikut adalah kondisi kapan anda harus menggunakan ketiga grafik tersebut :

Grafik Batang

Grafik batang lebih tepat digunakan untuk menyampaikan informasi perbandingan dalam bentuk angka absolut, misal perbandingan penerimaan siswa dari tahun ketahun, seperti tampak pada gambar dibawah ini :

Grafik Batang Satu Series Data

Grafik Batang Lebih dari Satu Series Data

Grafik Garis

Grafik garis lebih cocok untuk menggambarkan informasi trend perkembangan yang berkesinambungan dalam jangka waktu yang relatif pendek misal perubahan harga saham, perubahan suhu tubuh, perubahan nilai rupiah terhadap dollar, perhatikan contoh grafik dibawah ini :

Grafik baris dengan Satu Series Data

Grafik Lingkaran

Grafik lingkaran lebih tepat digunakan untuk menggambarkan informasi dalam bentuk proporsi (persentase). Berbeda dengan dua grafik sebelumnya, grafik jenis lingkaran hanya menerima satu buah data series sehingga jika anda memiliki dua seris maka series data yang akan dibaca adalah data series yang pertama. Contoh penggunaan grafik lingkaran misal untuk menampilkan informasi persentase perolehan suara berdasarkan partai, persentasi jumlah penjualan per periode dan lain-lain, perhatikan gambar dibawah ini :

Grafik Lingkaran

Tipe Data

Berbeda dengan aplikasi word procesor semisal Microsoft Word atau OpenOffice dan sejenisnya, di aplikasi spreedsheet seperti excel maka sebelum anda melangkah jauh bekerja anda sebelumnya harus memahami tipe-tipe data didalam spreedsheet hal ini agar pada saat anda bekerja dengan fungsi dan formula tidak terjadi kesalahan karena aplikasi excel pada dasarnya adalah untuk pemecehan masalah yang simple, sebagai contoh proses kalkukasi data kalkulasi tanggal operasi character (string).

Pada umumnya di aplikasi spreedsheet salah satunya excel tipe data digolongkan menjadi empat jenis (lihat tabel )

Dari gambar disamping, perhatikan untuk tipe numerik isinya adalah angka dan cirinya data disimpan rata kanan di dalam cell dan dapat dilakukan proses kalkukasi misal penambahan pengurangan dan sebagainya.

Sedangkan tipe character adalah tipe data dimana data tersebut tidak dapat dikalkulasikan secara matematis. Proses operasi yang mungkin dilakukan terhadap data character adalah operasi string semisal Left, Right, Mid, Concatenate, dll.

Berikutnya adalah tipe date yaitu tipe data berupa tanggal tipe ini bisa dikalkulasikan secara matematis, misalnya tanggal sekarang ditambah 30 hari jadi tanggal berapa atau tanggal lahir dikurangi tanggal sekarang untuk mencari usia seseorang, dan sebagainya.

Begitu pula dengan tipe time yaitu tipe data yang digunakan untuk kalkulasi waktu.

Nah dengan mengetahui tipe data maka diharapkan tidak akan menemui kesalahan pada saat membuat rumus  atau menginput data, dan jika menemukan kesalahan karena tipe data anda bisa menganalisis nya berbekal konsep dasar tentang tipe data ini.

Elemen Layar Ms Excel

Sebelem melangkah lebih jauh dalam memecahkan masalah-masalah data dengan MS Excel, terlebih dahulu untuk pemula di excel harus mengetahui kompnen layar MS Excel agar nanti pada saat yang akan datang lebih mudah untuk memahami istilah-istilah kompen lembar kerja excel.

Dibawah ini adalah gambar lembar kerja MS Excel 2003, anda perhatikan gambar tersebut.

Dari gambar diatas terdapat beberapa komponen umum, diantaranya :

Menu Bar, merupakan baris menu yang berisi menu-menu dasar berbasis text untuk mengelola lembar kerja excel.

Tool bar, merupakan tombol singkat (Shortcut) dari sebagian menu bar yang sering diakses, toolbar bisa ditambah dan dikurangi sesuai dengan kebutuhan anda.

Name box, memiliki dua fungsi diantaranya adalah sebagai penujuk cell aktif (fungsi standar) dan fungsi yang kedua sebagai penanda kumpulan cell yang telah diberi nama yang juga merupakan jalan pintas ke menu Insert –> Name –> Define

Formula bar, merupakan tempat mengetikan isi cell dan sebagai area untuk menulis rumus yang akan digunakan untuk mengisi cell tertentu.

Spliter, terdiri dari dua yaitu horizontal spliter yang berfungsi untuk membagi layar kerja menjadi dua secara horizontal, anda cukup melakukan drag pada horizontal  spliter dan geser ke atas atau ke bawah sesuai dengan kebutuhan anda, hal ini berguna jika anda memiliki data yang ditampilkan melebihi layar dan pada saat menggulung layar anda menginginkan nama kolom tidak tergulung ke bawah. Dan satu lagi adalah vertikal spliter yang berguna untuk membagi dua layar kerja secara horizontal, untuk jelasnya kedepan akan dibahas tentang penggunaan spliter ini.

Srollbar, atau baris penggulung layar terdiri dari dua yaitu horizontal scrollbar untuk menggulung layar ke arah samping baik kiri maupun kanan, dan vertikal scrollbaryang berfungsi untuk menggulung layar ke arah atas dan bawah.

Worksheet, atau lembar kerja adalah kumpulan cell tempat menyimpan data atau tempat anda berkerja, anda bisa menambah dan mengurangi serta mengelola worksheet dengan meng-klik kanan pada sheet yang bersangkutan, kumpulan-kumpulan worksheet ini akan membentuk workbook atau lebih kita kenal file excel.

Itulah istilah dasar minimum agar anda bisa bekerja optimal dengan excel, penggunaan masing-masing elemen akan dibahas baik secara terpisah atau menyatu dengan contoh kasus.

Row, Column, and Cell

Elemen yang begitu jelas membedakan lembar kerja antara word processor dengan spreedsheet adalah tersusunnya lembar kerja atau worksheet yang terdiri dari kumpulan baris (row) dan kolom (coloumn) dan Sel (cell).

baris merupakan  array yang terbentuk secara horizontal, dimana di dalam worksheet excel versi 2003 terdiri dari 65536 baris, hal ini berarti satu worksheet excel hanya mampu menampung 65536 baris data, jadi jika anda memiliki data transaksi, data mahasiswa, data siswa dan sebagainya hanya mampu sampai 65536  data jadi jika anda memiliki data lebih dari 65536 baris, data sisanya tidak dapat disimpan, disinilah kelemahan excel tidak bisa digunakan untuk menampung baris data lebih dari 65536 data (MS excel 2003).  Untuk menuju baris terakhir anda cukup menekan tombol ctrl dan tanda panah ke bawah.

Sedangkan kolom (column) adalah array yang berbentuk vertikal dari atas ke bawah, di dalam MS excel 2003 jumlah kolom terdiri dari 256 kolom yaitu dari kolom A sampai kolom IV, jadi excel hanya mampu menampung kolom sejumlah 256 kolom jadi jika anda membuat tabel data maka kolom yang akan anda buat hanya sampai  256 kolom, jika lebih dari itu excel tidak dapat melakukannya, dan ini juga merupakan kelemahan excel dimana excel tidak cocok untuk menyimpan data dalam jumlah besar. Untuk melihat kolom terakhir cukup menekan tombol ctrl dan tanda panah ke kanan, maka anda akan dibawa ke kolom terakhir.

Dan Cell merupakan perpotongan antara baris dan kolom yang didalamnya bisa diisi dengan berbagai tipe data, kotak yang mengelilingi cell atau penunjuk cell aktif disebut pointer, sedangkan di word prosesor disebut kursor.

Alamat cel yang aktif ditunjukan di layar atas kanan worksheet (lihat gambar)

Dari gambar diatas berarti posisi pointeer berada di cell B4 artinya di kolom Bbaris 4.