MS Excel dapat diibaratkan sebagai sebuah miniatur sistem basis data dimana didalamnya kita bisa menyimpan data dan melakukan pengolahan data, termasuk pencarian salah satunya. Proses pencarian akan sangat mudah apabila data yang dimiliki relatif sedikit, namun akan sangat menyulitkan jika data yang dimiliki relatif banyak (ribuan baris data).
Untuk yang terbiasa dengan database akan lebih familiar dengan istilah QUERY yaitu prose pengolahan data salah satunya pencarian, excel sendiri memiliki fitur query namun tidak secanggih aplikasi database seperti MS Access atau sekelas SQL Server, dengan fitur yang ada cukup membantu dalam proses pencarian dan perekapan data.
Sebagai contoh kasus perhatikan gambar diatas, tampak pada gambar diatas terdapat data mahasiswa dari universitas antah berantah, dari data tersebut bagaimana caranya kita menampilkan data mahasiswa dengan kriteria sebagai berikut :
- Mahasiswa dari program studi Akuntansi, atau
- Mahasiswa yang merupakan mahasiswa studi lanjut dari D3 ke S1, atau
- Mencari mahasiswa yang memiliki nama Ade , dan lain sebagainya akan semakin banyak pertanyaan jika dikaji lebih dalam dari data tersebut.
Untukmenjawab pertanyaan-pertanyaan seperti itu maka MS Excel menyediakan fitur FILTER DATA yang bisa diakses di ribbon DATA di Grup Sort & Filter (lihat gambar)
Adapun cara untuk menggunakannya adalah sebagai berikut
Blok judul kolom dari data yang anda miliki
Klik Icon Filter pada griup Sort & Filter di Ribbon Data (lihat gambar),
Maka, hasilnya pada setiap judul kolom data akan memiliki tanda panah kebawah (Dropdown) seperti tampak pada gambar berikut :
JIka sudah tampil seperti gambar diatas, maka proses filter data (pencarian) sudah bisa digunakan, sebagai contoh kita akan mencarai data mahasiswa program studi Akuntansi maka, pada tanda panah kebawah (dropdown) dikolom program keahlian di klik, kemudian hilangkan semua ceklist dan pilih program keahlian yang akan ditampilkan dalam hal ini contoh akuntansi (lihat gambar), kemudian klik tombol Ok
Maka hasilnya bisa dilihat, data yang ditampilkan adalah seluruh mahasiswa program keahlian akuntansi, perhatikan gambar dibawah terdapat perubahan yaitu nomor baris berubah warna biru menunjukan data sedang di filter dan proses filtering terjadi di kolom program studi ditandai dengan tanda corong (lihat gambar dilingkari).
Untuk proses filtering yang lain prosesnya sama, nantikan artikel berikutnya untuk proses filtering yang lebih lanjut.
